Der ausgeprägte Funktionsumfang der DocSetMinder® Software, die umfangreiche Struktur der so genannten Sachverhalts- und Angemessenheitsdokumentation, die Anbindung an die Dokumentenmanagementsysteme sowie das klare Einführungskonzept der Vater ProCon GmbH und der GTP GlobalTransferPricing Business Solutions GmbH sind die wichtigsten Entscheidungsgründe für die Verantwortlichen aus dem Finance-Bereich der DAIICHI SANKYO Europe. Die DAIICHI SANKYO Europe gehört mit ihren 1.800 Mitarbeitern und einem Umsatz von 330 Mio. Euro in 2006, zum japanischen DAIICHI SANKYO Konzern. Der drittgrößte Konzern der Branche in Japan gehört zu den zwanzig führenden Pharmaunternehmen weltweit.

Verrechnungspreise sind die Preise, die für Leistungen zwischen zwei oder mehreren nahestehenden Unternehmen verrechnet werden. In Deutschland sind die besonderen Dokumentationspflichten bei Auslandssachverhalten mit nahestehenden Unternehmen in dem neuen § 90 Abs. 3 AO und der Rechtsverordnung GAufzV fixiert und in mehreren Verwaltungsgrundsätzen erläutert.

Die Software wird im Oktober 2007 im Münchener Rechenzentrum der Europa Konzernzentrale in einer Citrix-Umgebung für alle 13 europäischen Niederlassungen zentral geschult, eingeführt und mit weiteren Systemen u. a. SAP und Documentum integriert.

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Ernst Jacob, Shipowner & Manager bewerkstelligt die Dokumentationspflichten SOX, IMO, ISO und GoBS mit DocSetMinder®

Das traditionsreiche Familienunternehmen Ernst Jacob GmbH & Co. KG mit Standorten in Hamburg und Flensburg erfüllt die überwiegend gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationspflichten zukünftig mit dem DocSetMinder®.

Die ursprünglich mit herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen erstellten Pflichtdokumentationen werden mit dem zentralen MS SQL 2005-basierenden Dokumentationswerkzeug gepflegt und den Mitarbeitern sowie Auditoren zur Verfügung gestellt. Von besonderer Bedeutung für die Reederei als Zulieferer, der auf amerikanischen Wertpapierbörsen notierten Unternehmen, ist die Dokumentation des internen Kontrollsystems gemäß Sarbanes-Oxley Act (auch SOX genannt) und des branchenspezifischen, durch die International Maritim Organisation (IMO), vorgeschriebenen Dokumentationsstandards. Sämtliche von den Auftraggebern an die Ernst Jacob ausgelagerten Prozesse, hier insbesondere im Bereich Personalmanagement (Crewing), Finanzbuchhaltung (Finance) und Operations, werden bewertet und dokumentiert. Darüber hinaus werden die mit den genannten Prozessen verbundenen Unternehmensrisiken identifiziert, zugeordnet, bewertet und dokumentiert. Sie stellen eine Basis für Entscheidungen der Geschäftsleitung über die notwendigen, risikominimierenden Maßnahmen und Kontrollaktivitäten dar. Ergänzend werden die Bereiche der Verfahrensdokumentation gemäß GoBS und GDPdU, IT-Dokumentation sowie die im Unternehmen etablierten ISO Normen in die Compliance Management Software portiert und weiter gepflegt.

Der DocSetMinder® ist ein multifunktionales Werkzeug zur Erfüllung von überwiegend gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationspflichten bei Unternehmen und Behörden. Die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien werden grundsätzlich durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt, die für unterschiedlichste Interessengruppen z.B. Gesetzgeber, Geschäftsleitung, Aufsichtsrat, Mitarbeiter, etc. dokumentiert werden müssen. Grundsätzlich eignet sich die Softwarelösung für jede Art von Dokumentation, die hohe Anforderungen an Revisionssicherheit, Integrität, Vollständigkeit und Historie stellt. Durch die Erweiterungsmöglichkeiten in Form von diversen Compliance Modulen sowie individueller unternehmensbezogener Anpassung besteht die Möglichkeit, die Dokumentationspflichten bzw. -aufgaben mit ein und demselben Werkzeug unternehmensweit zu bewerkstelligen. Durch die genannten Eigenschaften ist der DocSetMinder® insbesondere für Compliance Management im Corporate Governance Bereich jedes Unternehmens geeignet.

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IT-Dokumentation und Datenschutz bei der SUSAT & PARTNER OHG

SUSAT ist eine partnerschaftlich geführte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit 15 Gesellschaftern, weiteren 15 Partnern sowie rund 400 Mitarbeitern. Mit sechs zentralen Standorten, Hauptniederlassung in Hamburg, zählt sie zu den führenden überregional vertretenen mittelständischen Wirtschaftprüfungsgesellschaften in Deutschland.

SUSAT betreut Mandanten unterschiedlichster Branchen bei der Jahresabschlussprüfung, internationalen Rechnungslegungsvorschriften, Unternehmenstransaktionen, Umstrukturierungen sowie die Steuerplanung und laufende Steuerberatung.

Die SUSAT & PARTNER OHG beauftragte die Vater ProCon GmbH mit der Einführung vom DocSetMinder® zu Dokumentationszwecken im Bereich der IT-Infrastuktur und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Im Rahmen eines Projektes sind die genannten Dokumentationen gemeinsam mit den Fachabteilungen erstellt worden.

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Das Schulz Technologie-Center aus Nortorf erfüllt die überwiegend gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationspflichten zukünftig mit dem DocSetMinder®.

Der im Jahr 1988 gegründete Full-Service-Dienstleister der Feinbearbeitung bietet seinen Kunden qualitativ hochwertige Leistungen im Bereich der CNC-Schleif & Läpptechnik, Dreh & Fräsetechnik und Pumpentechnik an. Das Schulz Technologie-Center ist ein fachlich anerkannter und etablierter Partner vieler namhafter Unternehmen und Konzerne aus der Automobil- und Maschinenbauindustrie.

Im Rahmen der Erfüllung der hohen Qualitätsstandards im Unternehmen erwarb das Schulz Technologie-Center die Compliance Management Software DocSetMinder® mit den dazugehörigen Modulen Verfahrensdokumentation gemäß GoBS und GDPdU, Internes Kontrollsystem, Qualitätsmanagement ISO EN 9001:2000, IT-Dokumentation und Datenschutz. Die ursprünglich mit herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen erstellten Pflichtdokumentationen werden mit dem zentralen MS SQL 2005-basierenden Dokumentationswerkzeug gepflegt und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.

Die erstellte Dokumentation beinhaltete alle wesentlichen Komponenten der IT-Landschaft, die nach dem ISO-OSI Schichtenmodel strukturiert beschrieben worden sind, insbesondere die DV-gestützte Buchführungssysteme (u. a. SAP) und stellt damit die Basis für die Verfahrensdokumentation gemäß GoBS dar. Darüber hinaus sind alle Aspekte der Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens gemäß GoBS dokumentiert.

Die Gustav Weiland Nachfolger GmbH ist ein Buchhandels-Filialunternehmen mit seinem Hauptsitz in Lübeck. Das Unternehmen mit seinen mehr als 500 Mitarbeitern und einem geschätzten Jahresumsatz von ca. 66 Mio. Euro feierte 1995 sein 150-jähriges Bestehen. Es gehört mittlerweile zu den 10 größten Buchhandlungen Deutschlands und ist im norddeutschen Raum mit 21 Filialen vertreten.

Der Medizinische Dienst der Krankenversicherung Nord (MDK) ist der Beratungs- und Begutachtungsdienst der gesetzlichen Kranken- und Pflegekassen in den Ländern Hamburg und Schleswig-Holstein. Er wirkt an ihrer Seite mit seiner sozialmedizinischen Kompetenz an der Gestaltung des Gesundheitswesens der beiden Bundesländer mit.

Die MDK – Nord beauftragte die Vater ProCon GmbH mit der Einführung vom DocSetMinder® zu Dokumentationszwecken im Bereich der IT-Infrastuktur und mit der Erstellung eines Notfallhandbuches. Im Rahmen des Projektes sind Administrator- und Benutzerschulungen sowie Einführungs-Workshops durchgeführt worden. Zum Einsatz kommen die Module Unternehmensbasisdaten, IT-Dokumentation und das gemeinsam mit den MDK-Nord Mitarbeitern konzipierte Notfallhandbuch. Das Modul Unternehmensbasisdaten erlaubt eine strukturierte Dokumentation der Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens. Die IT-Dokumentation basiert auf dem ISO-OSI Referenzmodel und stellt Modulvorlagen für die Dokumentation der passiven- & aktiven Netzwerkkomponenten, Servern & Arbeitsplätze, Storage & Backup-Systeme, System-Anwendungen & Schnittstellen sowie ERP-Software. Das Notfallhandbuch basiert auf den Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und beinhaltet neben strukturierten Vorlagen zur Definition und Dokumentation u. A. der Alarmierungen, Handlungsanweisungen (Brand, Wassereinbruch, Stromausfall etc.), sämtliche Notfallregelungen, Wiederanlaufpläne , Notfall -Übungen und -Berichte.

Die ursprünglich mit herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen erstellten Pflichtdokumentationen werden mit dem zentralen MS SQL 2005-basierenden DocSetMinder® gepflegt und den Mitarbeitern sowie Prüfern zur Verfügung gestellt.

Im Rahmen der Erfüllung der hohen Qualitätsstandards im Unternehmen erwarb die Schmidt-Gevelsberg GmbH die Compliance Management Software DocSetMinder® mit den dazugehörigen Modulen IT-Dokumentation, Verfahrensdokumentation gemäß GoBS und GDPdU und Qualitätsmanagement ISO EN 9001:2000.

Die Norddeutsche IT-Audit GmbH unterstützte die Schmidt-Gevelsberg GmbH bei der Dokumentation der sehr komplexen IT-Infrastruktur, insbesondere der DV-gestützten Buchführungssysteme mit allen dazugehörigen Schnittstellen. Im weiteren Schritt des Projektes sind die GoBS/GDPdU und ISO IN 9001:2000 relevanten Verfahren dokumentiert worden.

Das bereits 1893 gegründete Logistikunternehmen Schmidt-Gevelsberg beschäftigt heute über 300 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, verfügt über eine gesamt Lagerfläche von 20.000 m2, 120 Wechselbrücken und einem Fuhrpark mit 200 Fahrzeugen. Das Unternehmen ist seit der Gründung stets aufgrund seiner eigenen Leistungen gewachsen und gehört somit zu den traditionsreichsten Logistikunternehmen Deutschlands.

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