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DocSetMinder® Erweiterung "Vertragsmanagement"
Die Verträge mit den Geschäftspartner sind von besonderer Bedeutung für jede Organisation. Ein fehlendes oder mangelhaftes Vertragsmanagement birgt Geschäftsrisiken. Die wesentlichen Bestandteile des Vertragsmanagements sind vor allem die Vertragsverwaltung, das Vertragscontrolling und die Vertragsarchivierung. Das DocSetMinder® -Modul „Organisation“ stellt im Bereich "Verträge" die notwendigen Strukturen für eine Erfassung, Verwaltung und Archivierung der Verträge und Versicherungen zur Verfügung.
Eigenschaften der Erweiterung
Die wesentlichen Bestandteile des Vertragsmanagements sind vor allem die Vertragsverwaltung, das Vertragscontrolling und die Vertragsarchivierung.
Vertragsverwaltung
- Vertragsgegenstand
- Vorbereitung, Änderung, Prüfung und Genehmigung
- Vertragspartner
- Verantwortlichkeiten
- Vertragsart
Vertragscontrolling
- Rechte und Pflichten der Parteien
- Laufzeiten und Fristen
- Status
- Modalitäten und Zahlungskonditionen
- Vertragsreporting
- Vertragsüberwachung
Vertragsarchivierung
Die Vertragsarchivierung ist die technische Umsetzung, mit deren Hilfe die Verträge in jedem Stadium der Verhandlung oder Nutzung revisionssicher in digitaler Form unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und der Benutzerberechtigung aufbewahrt werden.
Mit der Erweiterung "Vertragsmanagement" im DocSetMinder®-Modul "Organisation" erhalten Sie einen durchdachten und ausgereiften Dokumentationsbaustein für eine effektive Verwaltung der Verträge und Versicherungen im Unternehmen und der Behörde, u.a.:
- Mandantenfähig und standortübergreifend
- Standardisierte Verzeichnis- und Inhaltsvorlagenstruktur
- Konfigurierbare Importe der Vertragsinformationen aus Fremdsystemen
- Verwendbar für mehrere IT-Verbünde
- Wiedervorlage- und Alarmfunktion
- Standard- und benutzerdefinierte Reports
- Die Vertragsinformationen können durch gezielte Verlinkung mit den einzelnen IT-Komponenten im DocSetMinder® -Modul "IT-Dokumentation" verknüpft werden
- Die Informationen über Versicherungen können durch gezielte Verlinkung in die Risikobehandlung einbezogen werden
Für eine effiziente Dokumentation der Verträge und Versicherungen bieten wir Ihnen eine Reihe von Dienstleistungen an:
- Methodische und strukturierte Aufnahme der Verträge und Versicherungen
- Anpassung der Modulstruktur und der Inhaltsvorlagen gemäß den individuellen Anforderungen (Modellierung)
- Konfiguration der Import-Schnittstelle für den automatischen und wiederholbaren Datenimport aus Fremdsystemen, wie z.B.: Microsoft® Active Directory, ERP-Systemen, IT-Management- & -Inventory-Systemen, CMDB
- Durchführung der Datenimports
- Begleitendes Coaching durch erfahrene Berater
- Technische und inhaltliche Unterstützung Ihrer Implementierungspartner
- Konzeption und Erstellung von individuellen Reports
- Technischer Support